La collaboration numérique mène au succès

L’Administration fédérale des douanes (AFD) occupe un rôle essentiel dans la circulation transfrontalière des marchandises. Chaque jour, les spécialistes de la Confédération vérifient des milliers de tonnes de marchandises qui traversent nos frontières. Jusque-là, l’AFD gérait elle-même ses biens immobiliers. Pour que l’AFD puisse à l’avenir se concentrer sur ses activités principales, l’Office fédéral de la construction et de la logistique (OFCL), en qualité de représentant des propriétaires, a confié la gestion des immeubles à Bouygues Energies & Services suite à un appel d’offres public en quatre lots distincts.

Le mandat, qui a débuté le 1^er janvier 2021, comprend diverses prestations de service dans le domaine de la technique du bâtiment, des travaux de construction et de transformation ainsi que du nettoyage. Une contrainte majeure du processus d’appel d’offres était qu’une grande partie des prestations devait obligatoirement être réalisée par le propre personnel de l’entreprise. Ce n’était pas une mince affaire si l’on considère les 571 biens tous différents les uns des autres et répartis à travers la Suisse. Du fait de sa large expérience acquise dans le cadre de projets nationaux et grâce à son expertise technique et à son savoir-faire, Bouygues Energies & Services a su convaincre l’OFCL.

La phase de planification du mandat a été très intense. En effet, celui-ci comprend des biens très variés tels que des bureaux, des postes de contrôle aux frontières, des cellules de détention, des boxes de garage ainsi que des postes en extérieur sur des terrains difficilement praticables. Chaque bien présente des exigences différentes auxquelles il faut répondre. Il y a plus de 200 combinaisons possibles quant à la manière d’assurer le suivi d’un objet. Un vrai casse-tête, surtout par rapport à la formation des collaborateurs. En outre, il convient de tenir compte des différentes priorités et des souhaits de l’OFCL et de l’AFD, et de réussir à concilier toutes les exigences. Grâce à une excellente collaboration basée sur une confiance mutuelle, la mise en œuvre du mandat a pris un bon départ. «L’implémentation n’aurait pas pu mieux se passer», estime Theodor Steiner, responsable OFCL.

L’implémentation des tâches définies dans le cadre du mandat ne serait pas possible sans une solution logicielle performante. L’outil de Facility Management assisté par ordinateur «Planon» fournit des services essentiels pour la gestion de commande. Par ailleurs, en raison des grandes distances et du nombre important de personnes impliquées, des outils de communication comme MS Teams, MS SharePoint, Online-Docs ou encore MS Forms se sont imposés pour la coordination et l’échange. «Nos collaborateurs hautement motivés sont très dépendants de l’utilisation d’outils numériques en raison des distances régionales et de la situation particulière liée à la pandémie. Ils ont accumulé de précieuses expériences lors de l’implémentation, expériences qu’ils pourront mettre à profit au vu des développements technologiques à venir», explique Michael Foellmi, responsable de l’implémentation et COO adjoint Est, résumant ainsi les nombreuses expériences positives des derniers mois.