Il successo frutto della collaborazione digitale

L’Amministrazione federale delle dogane (AFD) svolge un ruolo fondamentale nell’ambito del trasporto internazionale di merci. Ogni giorno gli specialisti della Confederazione eseguono controlli e verifiche su migliaia di tonnellate di merci che attraversano i confini del nostro Paese. Fino a oggi l’AFD ha sempre gestito in prima persona gli immobili che ha in uso. Per consentire all’AFD di concentrarsi in futuro maggiormente su quelle che sono le sue attività principali, l’Ufficio federale delle costruzioni e della logistica (UFCL), in qualità di rappresentante dei proprietari, ha affidato la gestione di questi immobili a Bouygues Energies & Services nell’ambito di un appalto pubblico suddiviso in quattro singoli lotti.

Il mandato, in vigore dal 1° gennaio 2021, comprende diversi servizi integrali di gestione tecnica degli edifici, di lavori di sistemazione degli ambienti interni ed esterni nonché di pulizia. Uno dei requisiti fondamentali previsti dalla procedura di aggiudicazione era l’obbligo di fornire gran parte delle prestazioni impiegando personale proprio. Un’impresa non certo facile considerati i 571 immobili, estremamente diversi tra loro, ubicati su tutto il territorio nazionale, di cui bisognava prendersi cura. Grazie alla vasta esperienza maturata nel quadro di progetti di portata nazionale nonché alla sua competenza professionale e al suo considerevole know-how in materia di appalti, Bouygues Energies & Services ha saputo essere convincente.

La fase di implementazione che ha preceduto il mandato vero e proprio si è rivelata molto intensa: il mandato dopotutto copre una tale varietà di immobili, tra cui locali adibiti a uffici, posti di controllo delle guardie di confine, celle di detenzione, garage e postazioni esterne su terreni impervi. Ognuno di questi oggetti ha esigenze diverse, che bisogna ovviamente soddisfare. Il mandato prevede più di 200 possibili combinazioni su come si debba gestire un immobile. Un vero e proprio rompicapo, anche dal punto di vista della formazione dei collaboratori. Inoltre è necessario tener conto delle priorità e delle richieste dell’UFCL e dell’AFZ, che talvolta possono divergere tra loro, e conciliare tutte le diverse esigenze. Grazie al clima di piacevole collaborazione e di fiducia reciproca che si è venuto a instaurare, sia la fase di implementazione che la fase iniziale del mandato hanno dato esiti positivi. «L’implementazione non avrebbe potuto andare meglio» afferma Theodor Steiner, Responsabile UFCL, esprimendo il suo giudizio sulla fase introduttiva. 

Implementare i compiti previsti dal mandato non sarebbe stato possibile senza una soluzione software matura. Per quanto riguarda l’esecuzione degli incarichi, il tool di facility management computer aided «Planon» si è dimostrato davvero indispensabile. Considerate le grandi distanze e il numero delle persone coinvolte, estremamente utili per il coordinamento delle attività e lo scambio di informazioni si sono rivelati anche strumenti di comunicazione quali MS Teams, MS SharePoint, Online-Docs e MS Forms. «In ragione delle distanze geografiche e della particolare situazione generale dovuta alla pandemia, i nostri collaboratori, tutti estremamente motivati, hanno fatto largo uso di strumenti digitali e in corso di implementazione hanno avuto modo di maturare preziose esperienze che potranno sfruttare in modo ottimale in vista degli sviluppi tecnologici del prossimo futuro»: con queste parole Michael Foellmi, responsabile dell’implementazione e vice COO Est, sintetizza le tante esperienze positive dei mesi scorsi.