Mit digitaler Zusammenarbeit zum Erfolg

Die Eidgenössische Zollverwaltung (EZV) nimmt im grenzübergreifenden Güterverkehr eine elementare Rolle ein. Täglich prüfen die Spezialisten des Bundes tausende Tonnen an Gütern, die unsere Landesgrenzen passieren. Bis anhin hat die EZV die von ihr genutzten Immobilien selber bewirtschaftet. Damit sich die EZV künftig stärker auf ihre Kernaufgaben fokussieren kann, hat das Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL) als Eigentümervertreterin die Bewirtschaftung der Liegenschaften im Zuge einer öffentlichen Ausschreibung in Form von vier einzelnen Losen Bouygues Energies & Services übertragen.

Das Mandat, das per 1. Januar 2021 startete, umfasst diverse integrale Dienstleistungen im Bereich des technischen Gebäudemanagements, der Areal- und Umgebungsarbeiten sowie der Reinigung. Eine zentrale Vorgabe des Ausschreibungsverfahrens war, dass ein Grossteil der Leistungen mit eigenem Personal erbracht werden muss. Kein einfaches Unterfangen angesichts der 571 höchst unterschiedlichen Objekte, die es schweizweit zu betreuen gilt. Bouygues Energies & Services wusste aufgrund der umfangreichen Erfahrung im Rahmen von nationalen Projekten und dank der Fachexpertise sowie des substanziellen Know-hows im Ausschreibungsverfahren zu überzeugen.

Die Implementierungsphase im Vorfeld des Mandats gestaltete sich sehr intensiv, schliesslich beinhaltet das Mandat unter anderem so verschiedenartige Objekte wie Büroräumlichkeiten, Grenzwachtkontrollen, Arrestzellen, Garagenboxen sowie Aussenposten in unwegsamem Gelände. Jedes Objekt weist dabei unterschiedliche Anforderungen auf, die es zu erfüllen gilt. Das Mandat umfasst über 200 Kombinationsmöglichkeiten, wie ein Objekt betreut werden muss. Eine Knacknuss, gerade auch im Hinblick auf die Schulung der Mitarbeitenden. Darüber hinaus gilt es, den bisweilen unterschiedlichen Schwerpunkten und Anliegen des BBL und der EZV Rechnung zu tragen und alle Anforderungen unter einem Hut zu vereinen. Dank der angenehmen und von gegenseitigem Vertrauen gezeichneten Zusammenarbeit verlief die Implementierung und der Mandatsstart erfolgreich. «Die Implementierung hätte nicht besser laufen können» bewertet Theodor Steiner, Leiter BBL, die Einführungsphase.

Die Implementierung der im Mandat übertragenen Aufgaben wäre ohne eine ausgereifte Softwarelösung nicht möglich. Für die Auftragsabwicklung leistet das Computer-aided-Facility-Management-Tool «Planon» unerlässliche Dienste. Daneben haben sich aufgrund der grossen Distanzen und der Vielzahl involvierter Personen Kommunikations-Tools wie MS Teams, MS SharePoint, Online-Docs, MS Forms für die Abstimmung und den Austausch etabliert. «Unsere hochmotivierten Mitarbeitenden waren aufgrund der regionalen Distanzen sowie der allgemein speziellen Situation infolge der Pandemie sehr auf die Nutzung digitaler Tools angewiesen und haben bei der Implementierung wertvolle Erfahrungen gesammelt, die sie im Hinblick auf die technologischen Entwicklungen der nahen Zukunft vortrefflich nutzen können», fasst Michael Foellmi, Implementierungsleiter und stellvertretender COO Ost, die vielen positiven Erfahrungswerte der vergangenen Monate zusammen.